Dažreiz šķiet, ka gari, detalizēti un sarežģīti dokumenti ir franšīzes biznesa asinsrite. Lielā mērā tas tā arī ir. Ir vairāki dokumenti, kam ir būtiska nozīme franšīzes uzņēmuma darbībā, un viens no tiem ir franšīzes rokasgrāmata.
Runājot ar franšīzes ņēmējiem vai franšīzes devējiem, viņi nereti saka, ka rokasgrāmata ir viņu franšīzes biznesa Bībele. Tā ir laba analoģija, jo rokasgrāmata niansēti pastāsta, kā tikt galā ar jebkuru no konkrētā biznesa aspektiem. Tas ir visaptverošs dokuments, un tā apjoms nereti ir simtiem vai pat tūkstošiem lappušu. Neskatoties uz zīmolu vai biznesa veidu, ikvienā rokasgrāmatā iekļauta sekojoša informācija:
1. Rokasgrāmatas ievads, kurā ar to iepazīstina;
2. Pārskats par kompāniju (vēsture, pakalpojumi, atbildība);
3. Darbi, kas jāveic pirms franšīzes atvēršanas;
4. Darbinieku pienākumi;
5. Darba samaksa un grāmatvedības informācija;
6. Ikdienas darbības principi;
7. Klientu apkalpošanas politika;
8. Pārdošanas un mārketinga politika;
9. Citi saistītie dokumenti un resursi.
Rokasgrāmatas lappušu skaits nav tik būtisks, bet svarīgāk ir tas, lai tajā ietverta visa informācija par kompānijas darbību, un tas būtu detalizēti un pilnīgi izklāstīts. Jo sarežģītāks ir franšīzes bizness, jo garāks un sarežģītāks būs apraksts rokasgrāmatā.
Kaut arī rokasgrāmata nereti franšīzes pārdošanas procesā tiek izmantota, lai piesaistītu perspektīvus franšīzes ņēmējus, jo demonstrē sistemātisku attieksmi un plānošanu, tā nav pārdošanas instruments. Tā ir darba dokuments. Veiksmīgi franšīzes ņēmēji bieži vien teiks, ka regulāri ieskatās rokasgramātā, savukārt ikvienam franšīzes devējam ir pienākums atjaunot informāciju rokasgrāmatā, lai tā sniegtu aktuālus datus un ziņotu, kas franšīzes ņēmējam jāievieš savā darbībā.
Ir pieci galvenie iemesli, kādēļ franšīzes rokasgrāmata ir būtiska biznesa sistēmas panākumiem.
1. Tā skaidro abu pušu saistības.
Aptveroša, precīza franšīzes rokasgrāmata aizsargās franšīzes ņēmēju un franšīzes devēju no papildus saistībām. Ja gadījumā notiek tiesvedība, rokasgrāmata var pierādīt, kuras puses atbildība ir apmācības, politiku īstenošana un citi jautājumi. Informācijas trūkums, savukārt, var izmaksāt dārgi.
2. Tā nodrošina sistemātiku.
Viens no būtiskiem franšīzes organizācijas darbības pamatprincipiem ir konsekvence, un labākais veids, kā nodrošināt, ka ikviens franšīzes ņēmējs turas pie standartiem, ko ir noteicis franšīzes ņēmējs, ir to visu aprakstīt rokasgrāmatā. Tajā detalizēti būs izklāstītas ikdienas operācijas, ieskaitot, personāla politiku, mārketingu, pārdošanu, grāmatvedību, atvēršanas un slēgšanas procedūras un visu ko citu. Tajā iekļauta informācija par produktu sagatavošanu vai pakalpojuma standartiem, piegādātāju saraksts, iekārtu dati un viss cits, kas jāzina franšīzes ņēmējam.
3. Tā nodrošina vienotu darbību.
Vienota darbība ir pamats veiksmīgam franšīzes biznesam. Kad klients iegādājas preci vai saņem pakalpojumu jebkurā viena zīmola franšīzes tirdzniecības vietā, viņš sagaida, ka tajā tiks apkalpots tieši tādā pašā veidā, kā citā šīs franšīzes veikalā. Rokasgrāmatā šie apkalpošanas standarti un procedūras ir aprakstīti, nosakot, ko franšīzes ņēmējs drīkst darīt, un ko – ne.
4. Tā ir ceļvedis franšīzes ņēmējam.
Franšīzes rokasgrāmatā iekļauta konkrēta informācija, ko franšīzes devējs sagaida no jaunā partnera un viņa biznesa.
5. Tā raksturo zīmola iekšējo darbību.
Labākais veids, kā izveidot precīzu un pilnīgu rokasgrāmatu, ir to darīt tādiem cilvēkiem, kuri šim biznesam ir vistuvāk – vadības komandai vai speciālistiem, kas strādā uzņēmumā. Kad rokasgrāmata ir izveidota, ir laba doma to iedot izvērtēt kādam profesionālim, kas zina, kādai informācijai jābūt tajā. Taču, ja vadības komandai vai speciālistiem, kas strādā uzņēmumā nav iespējams pašiem izveidot rokasgrāmatu, tad var apsvērt rokasgrāmatas veidošanu pirkt kā ārpakalpojumu.
LĪDZĪGI RAKSTI 
